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Savoir Gérer et organiser une Manifestation Evènementielle

Parfois pour récupérer des fonds, parfois parce que c’est l’une de leurs missions, les structures adhérentes à Uniformation ont à mettre en œuvre des manifestations évènementielles. Ces réalisations exigent un savoir-faire professionnel que les acteurs ne possèdent pas toujours ou mal. Pourtant, il leur faut connaitre tous les rouages de cette activité et qu’ils se posent les bonnes questions afin de la réaliser efficacement.

Prérequis

Être en charge d’une ou plusieurs manifestations événementielles.

Durée

3 jours (soit 21 heures).

Objectif

Être capable d’organiser, gérer et financer un évènement professionnel ouvert au public.

Objectifs Pédagogiques

A l’issue de la formation, les participants :

  1. Ont acquis une méthodologie afin de gérer un évènement professionnel.
  2. Savent rechercher des financements
  3. Connaissent les outils à utiliser pour la logistique
  4. Sont en mesure de piloter l’évènement

Programme

Définir les objectifs de la manifestation

  1. Précision de la commande ou demande
  2. Conception de l’événement
  3. Quelles valeurs ? Quels messages ?
  4. Sa spécificité, son originalité
  5. Quels critères de différentiation ?

Analyse de la faisabilité

  1. Identification de la concurrence
  2. Définition d’un type de programmation

Définir le contenu

  1. Prospection artistique
  2. Recherches d’intervenants
  3. Le lieu
  4. Les moyens techniques
  5. La restauration, l’hôtellerie

Le financement

  1. Les budgets prévisionnels
  2. Les recherches de financements publics et privés
  3. Les ressources propres : billetterie, autofinancement…

La gestion de l’organisation

  1. Le travail d’équipe
  2. Les différents métiers et contrats
  3. Construire une fiche action
  4. Les bénévoles, les salariés : des attentes différentes, des exigences différentes
  5. Les aspects juridiques
  6. Les assurances
  7. Les bases de la communication
  8. Les consignes aux équipes
  9. Les remerciements

Le cahier des charges logistique

  1. L’accueil des intervenants, des invités
  2. L’accueil du public, la gestion des flux
  3. L’agencement
  4. La sécurité, les imprévus
  5. Le jour J, le démontage

Perspectives de reconduction

  1. Évaluation quantitative et qualitative,
  2. Bilan

Méthode pédagogique

La méthode pédagogique est active et participative.

  1. L’intervenant.e a pris connaissance des résultats des tests d’évaluation du niveau d’entrée et a pu ajuster son scénario d’intervention.
  2. Ces informations sont complétées par le relevé des attentes précises et des situations auxquelles les participants sont confrontés.
  3. L’intervenant.e fait en sorte que les solutions apportées résolvent les situations rencontrées ou pouvant être rencontrées par les stagiaires.
  4. Il.elle vérifie régulièrement que les notions et l’outillage pratique sont compris.
  5. Une large place est consacrée aux exercices pratiques et aux études de cas.
  6. Des quiz sont proposés, ceci permet une appropriation plus aisée des contenus.
  7. Les apports théoriques synthétisent les acquis.
  8. Les échanges entre les apprenants sont encouragés.

Evaluation

Test d’évaluation des connaissances avant et à l’issue de la formation. Evaluation permanente avec les quizz et les études de cas - Questionnaire de satisfaction – Questionnaire d’impact proposé.

Le plus

Les supports utilisés sont accessibles en ligne par chacun des participants dans leur dossier personnel où ils trouvent également une documentation complémentaire. Ces documents sont régulièrement actualisés. L’accès est sans limitation de durée.

Intervenant.e

Formateur.trice-consultant.e expérimenté.e, spécialisé.e en gouvernance, projets, et manifestations évènementielles.


14,15,16 avril 2021 Lille
21, 22, 23 avril 2021 Tours
17, 18, 19 mai 2021 Dijon
26, 27, 28 mai 2021 Rennes
31 mai, 1er et 2 juin 2021 Lyon
7, 8, 9 juin 2021 Paris
16, 17, 18 juin 2021 Bordeaux
27, 28, 29 septembre 2021 Paris
4, 5, 6 octobre 2021 Paris
11, 12, 13 octobre 2021 Marseille
18, 19, 20 octobre 2021 Toulouse
17, 18, 19 novembre 2021 Strasbourg
1er, 2, 3 décembre 2021 Nantes



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